VCA en onderaannemers: zo regel je keuringsbewijzen op de bouwplaats

Wat VCA van jou verwacht als hoofdaannemer

Als hoofdaannemer ben jij eindverantwoordelijk voor de veiligheid op de bouwplaats. Dat geldt niet alleen voor je eigen mensen en materieel, maar ook voor alles wat onderaannemers meenemen. Een steiger die niet gekeurd is, een elektrische haak zonder geldig keuringsbewijs, een hoogwerker waarvan het certificaat al maanden verlopen is: bij een VCA-audit of een incident kom je daar als hoofdaannemer niet mee weg door te zeggen dat de onderaannemer verantwoordelijk was.

VCA stelt dit expliciet: de hoofd(opdracht)nemer is verantwoordelijk voor het bewaken van de veiligheidsvoorwaarden op het terrein, inclusief de keuring van arbeidsmiddelen die door derden worden ingezet. Dat is geen vage eis. Het betekent dat je een systeem nodig hebt om keuringsbewijzen van onderaannemers actief te controleren en bij te houden.

Leg het vast in de onderaannemersovereenkomst

De basis is een goede contractuele afspraak. Veel hoofdaannemers regelen dit niet scherp genoeg en ontdekken pas bij een audit dat hun overeenkomsten niets zeggen over keuringsverplichtingen. Dat is een gemiste kans, want als het er niet in staat, heb je ook geen juridische grond om in te grijpen.

Neem minimaal de volgende punten op in je onderaannemersovereenkomst:

• De onderaannemer is verplicht alle arbeidsmiddelen te keuren conform het Arbobesluit (art. 7.4a) en relevante normen zoals NEN 3140 voor elektrische arbeidsmiddelen.
• Keuringsbewijzen moeten aantoonbaar actueel zijn op het moment van inzet.
• De onderaannemer levert een keuringsregister aan vóór aanvang van de werkzaamheden.
• Bij ontbrekende of verlopen keuringsbewijzen mag de hoofdaannemer het materieel stilleggen of de onderaannemer van de bouwplaats weren.

Die laatste clausule is belangrijk. Zonder expliciete sanctiemogelijkheid heb je weinig slagkracht als een onderaannemer zijn keuringsregister niet op orde heeft.

Intake: controleer vóórdat het materieel de poort in gaat

Een onderaannemersovereenkomst met de juiste clausules is stap één. Stap twee is de praktijk: controleer je daadwerkelijk bij intake, of gaat iedereen gewoon naar binnen?

Een intakemoment voor materieel hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vraag bij aanmelding een overzicht op van het materieel dat de onderaannemer meebrengt, inclusief het type, het serienummer en de datum van de laatste keuring. Controleer of de keuringstermijn nog geldig is. Zorg dat iemand op de bouwplaats die bevoegdheid heeft en weet wat hij moet controleren.

In de bouwpraktijk betekent dit dat je een projectleider of KAM-coördinator aanwijst die deze check uitvoert. Maak er een vaste stap van in het onboardingproces voor onderaannemers. Als je dit nu nog op papier of via losse e-mails doet, is de kans groot dat keuringsbewijzen over meerdere mappen en mailboxen verspreid zijn en dat niemand ze bij een audit snel kan terugvinden.

Digitaal keuringsregister: de praktische oplossing

Het bijhouden van keuringsregisters van meerdere onderaannemers op meerdere projecten tegelijkertijd is met papier of Excel niet goed te doen. Er gaan documenten verloren, verloopdatums worden gemist en bij een audit kost het uren om alles bij elkaar te zoeken.

Simpelkeuren biedt hier een concrete oplossing voor. Via digitaal keuren leg je keuringen vast per asset, inclusief foto’s, bevindingen en certificaten. Onderaannemers kunnen hun keuringsregister digitaal aanleveren of je vraagt ze om hun assets te registreren binnen jouw omgeving. Het systeem signaleert automatisch wanneer een keuring verloopt, zodat je niet meer achter keuringsbewijzen aan hoeft te bellen.

Voor grotere bouwbedrijven die meerdere onderaannemers per project aansturen, is dit de enige manier om het overzicht te bewaren. Op de bouw-branchepagina zie je hoe dit in de bouwpraktijk werkt, inclusief VCA-audits en ketenverantwoordelijkheid.

Wat zijn de gevolgen bij ontbrekende keuringsbewijzen?

Als bij een VCA-audit blijkt dat jij als hoofdaannemer geen aantoonbare controle hebt uitgevoerd op de keuringsbewijzen van onderaannemers, riskeer je afwijkingen in de audit. Afhankelijk van de ernst kan dat leiden tot een lagere VCA-score, verlies van je certificering, of uitsluiting van aanbestedingen waarbij VCA verplicht is.

Naast de audit-consequenties is er de aansprakelijkheid bij incidenten. Als een arbeidsongeval plaatsvindt met een arbeidsmiddel van een onderaannemer waarvan de keuring niet in orde was, en jij had dit als hoofdaannemer niet gecontroleerd, dan ben jij mede-aansprakelijk. De Arbeidsinspectie kijkt bij onderzoek altijd naar wie verantwoordelijk was voor toezicht op de werkvloer.

Een stilgelegd arbeidsmiddel of een aangesproken onderaannemer is vervelend. Een incident waarbij achteraf blijkt dat jij je controleplicht niet had ingevuld, is een stuk erger.

Maak van keuringscontrole een standaard onderdeel van projectbeheer

De conclusie is simpel: keuringsbewijzen van onderaannemers zijn geen administratieve bijzaak maar een concrete verplichting die hoort bij goed projectbeheer en VCA-conformiteit. Leg het contractueel vast, controleer het bij intake en houd het gedurende het project actueel.

De bedrijven die dit goed doen, onderscheiden zich bij audits en aanbestedingen. De bedrijven die het niet goed doen, lopen risico op de momenten dat het er écht toe doet.

Wil je zien hoe je dit in de praktijk inricht? Maak een proefaccount aan via appv2.tooltagger.com/register en bekijk hoe je keuringsregisters digitaal beheert, of plan een persoonlijke demo als je liever eerst een rondleiding krijgt van een expert.