Zelf een keurmeester aanwijzen: stappenplan voor MKB

Intern of extern keuren: wanneer kantelt de balans?

Veel MKB-bedrijven besteden keuringen standaard uit. Een extern bureau komt langs, stempelt de apparatuur goed, en klaar. Dat werkt prima als je weinig materieel hebt of als je keuringen zelden nodig zijn. Maar zodra je tientallen of honderden arbeidsmiddelen beheert, stapelen de kosten en de planningsproblemen zich op. Een externe keurmeester is niet altijd beschikbaar op het moment dat jij hem nodig hebt, en wacht je op zijn rapport voordat een verreiker de bouw op mag, verlies je tijd.

Dan is de vraag terecht: kan ik dit niet gewoon intern oplossen?

Het antwoord is vaak ja. Maar intern keuren is geen vrijbrief. Er zijn opleidingseisen, er is aansprakelijkheid, en je moet de administratie goed op orde hebben. Dit stappenplan laat zien hoe je dat aanpakt.

Stap 1: bepaal welke keuringen je intern wilt uitvoeren

Niet elke keuring is geschikt om intern te beleggen. Maak eerst een inventarisatie van je materieel en de bijbehorende keuringsverplichtingen. Denk aan:

Elektrische arbeidsmiddelen (NEN 3140, jaarlijks of periodiek afhankelijk van risicoklasse)
Hijs- en hefmiddelen (eigen normen per type)
Klimmateriaal, ladders, steigers
Handgereedschap en machines

Keuringen voor complexe of risicovolle arbeidsmiddelen, zoals hefbruggen (NEN-EN 1493), worden in de praktijk bijna altijd door gespecialiseerde externe partijen gedaan. Begin dus met de keuringen waarbij de norm geen gecertificeerd extern bureau verplicht stelt. Elektrische arbeidsmiddelen en visuele inspecties van gereedschap zijn een logische eerste stap voor de meeste MKB-bedrijven.

Stap 2: stel de juiste persoon aan als keurmeester

Een keurmeester mag niet zomaar iemand zijn. Volgens het Arbobesluit (art. 7.4a) moeten arbeidsmiddelen gekeurd worden door een deskundige persoon. Wat dat concreet betekent, hangt af van het type arbeidsmiddel.

Voor NEN 3140-keuringen geldt een duidelijke lijn. Je hebt twee rollen nodig:

Vakbekwaam persoon (VP): voert de keuringen uit, heeft een erkende NEN 3140-cursus gevolgd en aantoonbare technische kennis.
Veiligheidskundige (VK) of installatieverantwoordelijke (IV): bewaakt de procedures, is eindverantwoordelijk voor het keuringsproces.

De NEN 3140-cursus duurt doorgaans twee tot drie dagen en wordt aangeboden door diverse erkende opleiders. De kosten liggen tussen de 400 en 800 euro per persoon. Na de opleiding is hercertificering om de drie tot vijf jaar vereist, afhankelijk van de opleider.

Kies iemand die technisch onderlegd is, affiniteit heeft met de apparatuur en bereid is de opleiding te onderhouden. Een magazijnbeheerder of senior monteur is vaak een betere keus dan iemand puur op papier.

Stap 3: begrijp de aansprakelijkheid

Dit is het punt waar sommige directeuren afhaken, maar dat is niet nodig als je het goed inricht.

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het keuringsproces, of je nu intern of extern keurt. Uitbesteden vermindert die verantwoordelijkheid niet volledig: je bent nog steeds verplicht om te controleren of het externe bureau bevoegd is en of de keuringen daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Bij intern keuren geldt: zorg voor een aantoonbaar proces. Dat betekent schriftelijke procedures, opgeleid personeel met bewijs van bekwaamheid, en een volledig keuringsregister. Als er een incident is en de Inspectie SZW klopt aan, moet je kunnen aantonen dat de keuringen zijn uitgevoerd door een bevoegde persoon, en dat bevindingen zijn opgevolgd.

Een intern keuringsregister zonder gaten is dan ook geen bijzaak. Met digitaal keuren leg je elke keuring vast met datum, keurmeester, bevindingen en foto’s. Dat geeft je een directe audittrail zonder papieren rompslomp.

Stap 4: reken de kosten-baten door

Intern keuren heeft een aanloopkost: opleiding, eventueel extra meetapparatuur, en tijd. Die investering verdien je terug zodra je structureel keuringen zelf uitvoert.

Een rekenvoorbeeld voor een bedrijf met 150 elektrische arbeidsmiddelen:

Extern keuren: gemiddeld 15 tot 25 euro per arbeidsmiddel per keuring. Bij jaarlijkse keuring is dat 2.250 tot 3.750 euro per jaar, exclusief voorrijkosten.
Intern keuren: eenmalig 600 euro opleiding, plus 2 uur werktijd per keuringsronde van 150 stuks (bij een ervaren VP). Jaarlijkse kosten: circa 600 tot 900 euro aan arbeidstijd.

Vanaf het tweede jaar bespaar je structureel. Bij groeiend materieel neemt het voordeel verder toe.

Bovendien win je flexibiliteit. Je plant keuringen wanneer het jou uitkomt, niet wanneer het externe bureau beschikbaar is.

Stap 5: overweeg een hybride model

Voor de meeste MKB-bedrijven is een hybride model de meest praktische keuze. Je brengt de routinematige keuringen intern onder bij een opgeleide VP, en schakelt een extern bureau in voor:

Keuringen waarvoor de norm een externe partij of notified body vereist
Arbeidsmiddelen met een hoog risicoprofiel of speciale certificeringseisen
Twistgevallen of gevallen waarbij je een tweede mening wilt

Zo houd je de kosten in de hand, behoud je de benodigde externe expertise voor complexe gevallen, en bouw je intern kennis op die bij elke audit of VCA-controle van pas komt.

Stap 6: richt de administratie in voordat je begint

Een interne keurmeester zonder goede administratie is een risico, geen voordeel. Regel dit voordat de eerste keuring plaatsvindt:

Een actueel register van alle arbeidsmiddelen met keuringsfrequentie
Een systeem om keuringen te plannen en herinneringen te versturen
Opslag van keuringsrapporten, foto’s en certificaten per arbeidsmiddel
Koppeling met het onderhoudsproces, zodat een afgekeurde machine direct een onderhoudsopdracht triggert

Simpelkeuren is hier specifiek op ingericht. Nieuwe keurmeester? Je bent er in een middag mee aan de slag, zonder consultant of langdurige implementatie.

Aan de slag

Een interne keurmeester aanwijzen is voor de meeste MKB-bedrijven geen grote stap, als je het stap voor stap aanpakt. Begin met de inventarisatie, kies de juiste persoon, regel de opleiding, en zorg dat de administratie staat voordat de eerste keuring plaatsvindt.

Wil je zien hoe Simpelkeuren dat proces ondersteunt? Plan een persoonlijke demo en bekijk hoe het in jouw situatie past.